Advieslijn 03 808 22 99

10 tips voor de PVB kostenstaat

Geschreven op vr 27 juli, 2018 door Thomas Vercauteren in de categorie Advieslijn

10 tips voor de PVB kostenstaat

Je kan er moeilijk omheen als budgethouder: het indienen van de kostenstaat.
Of je het nu via mijnVAPH doet of via een formulier het blijft een administratieve klus. Voor velen is het een routine geworden, voor anderen een steeds terugkerende puzzel. We verzamelden 10 tips om de kostenstaat voor iedereen makkelijker te maken.

1. Stap één: lees de handleiding!

Het VAPH heeft voor het mijnVAPH-platform een uitgebreide handleiding geschreven met duidelijke voorbeelden. Deze is zeker de moeite waard om eens te bekijken.

2. Zo doen onze coaches het

Stap 1: Print alle facturen en rekeninguittreksels en maak een stapeltje van elk.
Stap 2: Vertrek vanuit de rekeninguittreksels en zoek voor elke overschrijving de bijhorende factuur.
Stap 3: Voeg de kost in onder de juiste overeenkomst: geef aan of het een kost of creditnota gaat, geef de juiste periode op, vul het bedrag in en voeg een opmerking toe.
Stap 4: Noteer het nummer van deze kost op de factuur en naast de overschrijving op het rekeninguittreksel. Bijvoorbeeld 2018-01, 2018-02,… Deze nummers staan bij het overzicht van de transacties op mijnVAPH of in het kostenstaatformulier. 
Ook bij terugstortingen van het VAPH kan je het bijhorende nummer op de rekeningtuittreksels zetten.
Zo vind je achteraf snel de bijhorende factuur of overschrijving terug. 
Stap 5: Heb je overschrijvingen zonder factuur? Controleer of dit klopt en of je de factuur misschien vergeten printen hebt.
Een factuur zonder overschrijving? Mogelijks ben je dit vergeten betalen, kijk dit na en schrijf het eerst over voor je de kost aangeeft.

3. Periode

Welke periode geef je in bij een kost? Let er op dat je de periode van de prestaties aangeeft, niet de datum waarop de factuur is opgemaakt of betaald. Krijg je een foutmelding bij het indienen van een kost? Controleer dan of de periode van de kost wel binnen de periode van de overeenkomst valt. Mogelijks moet je de einddatum van de overeenkomst wijzigen of is de overeenkomst zelf nog niet aangegeven.

4. Gebruik de referentie

Bij elke kost kan je een opmerking plaatsen. Dit is vooral handig voor jezelf. Maar als dit voor het VAPH ook duidelijk maakt wat de kost precies is kan dit verwarring en problemen vermijden.
Bij facturen van bijvoorbeeld een interimbureau kan je best het factuurnummer vermelden. Of ‘loon04’ voor het loon van april van je assistent.

5. Kosten inzien

In de lijst van transacties op mijnVAPH kan je helemaal links klikken op het blauwe oogje om een kost in te zien.

voorbeeld van waar je de knop om een kost in te zien kan vinden

Daar kan je de details van deze ingegeven kost inzien, of deze al gestort is en zoja welk effectief bedrag. Als er een creditnota is ingehouden kan dit verschillen van de ingegeven kost. Dan zal er ook een reden voor deze inhouding bijstaan.
Als je daar weer op het blauwe oogje klikt kan je zien welke vermelding er bij de overschrijving van het VAPH stond.
Zo kan je zeker zijn dat alle bedragen die het VAPH gestort heeft kloppen.

6. Fout gemaakt?

Ontdek je na het indienen van een kost een fout? Je kan de vermelding en het bedrag nog wijzigen door naast de kost op het gele potloodje met “correctie kost” te klikken. Wil je eerder de periode wijzigen kan je de kost verwijderen en opnieuw invoegen.
Let er op dat de nummering van alle bovenstaande kosten dan wel verandert, voor als je dit genoteerd hebt op de factuur en rekeninguittreksels.

7. Transacties exporteren

Je kan via mijnVAPH een overzicht van alle ingevoerde kosten exporteren naar een excel bestand.
Het voordeel hiervan is dat je meer mogelijkheden hebt om dingen na te rekenen en een overzicht te krijgen.
Je kan bijvoorbeeld de bovenste rij, met “naam”, “datum”, “bedrag” etc omzetten naar filters. Dit doe je door deze bovenste velden te selecteren en dan onder “sorteren en filteren” op “filter” te klikken.

vorbeeld van hoe je filters toevoegt

Daarmee kan je bijvoorbeeld makkelijk een overzicht krijgen van alle kosten voor een specifieke overeenkomst, of alle kosten die nog niet volledig verwerkt zijn.

8. beschikbaar budget

Vraag je je af hoeveel budget je nog over hebt voor dit jaar? De excel kostenstaat rekent dit automatisch voor je uit bij het overzicht van de ingediende kosten.
Op mijnVAPH staat bij je budgetlijn hoeveel je nog kan besteden van je budget. Maar denk er aan dat de beheerskosten hier niet zijn inbegrepen. Je moet dit er dus zelf nog bij optellen. Dit doe je door dit bedrag te vermenigvuldigen met 1,1194.

9. Vrij besteedbaar deel

Wil je weten hoeveel vrij besteedbaar deel je nog kan opvragen? Dit kan je terugvinden in het menu links onder de knop ‘vrij besteedbaar deel aanvragen’. Als dit ontbreekt heb je het al volledig opgevraagd.

10. Vragen of eigen tips?

Heb je zelf nog een goede tip? Deel ze zeker met andere budgethouders via de facebook-groep. Voor bijkomende vragen kan je ook steeds terecht bij onze advieslijn. Heb je toch nog wat praktische hulp nodig? Onze coaches staan voor je klaar.

< Terug naar nieuwsoverzicht

Lid worden

Als lid van Onafhanklijk Leven vzw geniet je van interessante voordelen.

Ontdek de voordelen

Ontvang onze laatste nieuwtjes

Volg ons via social media

Klik hier en praat met ons mee